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【ECサイト・Web制作】システム苦手勢の私が語る、業務経験談
数年前まで、私は某企業で契約社員をしていました。
そこでは企業の商品のとあるECサイトについて、Web制作作業に携わっていました。
ECサイトを持っている会社は、どこも同様のルーチンがあると思いますが
商品の画像や宣伝バナーを作ったり、商品価格の設定対応を行ったり
カタログページの作成があったりと
忙しくも興味深い経験をさせて頂きました。
特にデザイン制作業務という側面だけではなく、大量の商品登録データを扱うという事で見えてくる事がとても多かったのです。
また同時にこの就業体験を通じて、自分の弱点も深く実感する事となりました。
以下、その経験談を綴っていきたいと思います。
【私の失敗談】指示された事とズレた方向に行く考え方
自分の業務の流れは明確で
各ECサイトの切り回しを担当している運営社員さんから「作業指示」が来るので
このECサイトは自社サーバーの上で運営しているものではなく、外部の巨大なマーケットサイトのシステムを利用したサイトです。
そのため、先方の既存システムに依存する形になっているわけです。
当たり前ですが、そのシステムは安定している時だけでなく、不具合が出る事もあります。
実際、私はこのシステムの不具合で業務上困る事が度々ありました。
例えば、以下のような話もありました。
運営社員さんから「商品価格の変更依頼」が入った場合
その商品データを作成しサイトにアップする業務が発生します。
その変更数は毎回まちまちですが、対応数が多かった時のある日
ECサイト側のサーバーの不具合により
サイトの方に変更価格が反映されなかった時がありました。
ここで焦った私は
という原因を探ろうとしてしまっていました。
データのアップロードが出来ていた事は確認したのですが
サーバー側の、反映の遅延が起こってる事に関し
自分のコントロール外の所を探ろうとしてしまっていたのです。
【先輩のアドバイス】遂行する業務は何かを明確にする
そんな訳で私は完全に解決の方向を間違ったまま、同業務を理解している先輩社員に
「どうしたら反映出来るか」の相談をしてしまいました。
そこで先輩から指摘されたのは
という事でした。
ここまで読んで頂いた方には明解だと思いますが
「サーバーの不具合を起こしたのは、ECサイト側」なので
また、ECサイト側とやりとりする権限は運営社員さん側にありました。
そのためこちらが行なった作業と、現在の反映結果を説明した上で
今やるべき対応のお伺いと共に
不具合の解消時間の目安等
サポートセンターへのお問い合わせを、お願いするしかありません。
一連の事により私の行動の傾向が
「指示された事を遂行しなければならない」という思い込みによって
目的とはズレた方向に考えが移行してしまう事
に気付かされました。
恥ずかしい話ですが、この業務を通じていかに自分の思考がとっ散らかっていたか
認識出来た事でもありました。
以降、何か事が起こった際は
求められている業務からズレていないか、マインドリセットするようになりました。
【ミスを事前に防ぐ】仕事は個人属にせず周りと共有
会社の仕事において、契約書など書面で具体的な職務内容が記述されている場合もあると思います。
また、部署内で分担された仕事を円滑に廻すには、各々がルーティーンを構築する事になるでしょう。
これの深度が高くなるほど、個人属化しがちになるのかもしれませんね。
この事は前任者から引き継いだものではありますが
自分の業務がどういうロジックで動いているのか、また業務遂行のためにどういう行程を経ているのか
これらを、客観的に解りやすくマニュアルに記すようにしました。
他には実際引き継ぎの際に、業務遂行のために自作してあったExcelファイルも渡し
「この業務では、こういう解を導くためのもの」と補足もしました。
【引き継ぎは丁寧に】自分がしたミスも共有する
私自身、ケアレスミスをしやすいタイプです。
自作のExcelファイルは、ミスを避けるためのチェック用のものだったのですが
自分のミスの経験則を話す事で「そのルートは除外して良い」という解が成立するからです。
部屋の整理整頓と似てくるかもしれませんが
「要らないものは捨てて、必要なものだけでまとめる」事でスッキリしますよね。
そのため、少ない時間で引き継ぎをしなければならない時は
【まとめ】
円滑に業務を遂行するために自分が必要だと思ったのは
- 業務遂行のための目的からズレない事
- 業務を個人属にする事を避ける事
- 引き継ぎは「やるべき事とミスしがちな事はセット」で伝える事
でした。